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うちがAsanaでタスク管理するようになった一番の理由は繰り返しタスクにあった

世にはたくさんのタスク管理アプリが溢れかえっています。
その中にはどこかに必ず自分に一番合ったタスク管理があるはずだ、と信じてきました。

一時はチャットワークやSalesforceなどの付随機能であるタスク、To Do機能を使っていた時期も瞬間風速ではありました。

しかしやはり、タスク管理ツールはタスク管理として世に出た、しかも有料レベルでないと実用性に至らないという結論にでました。

これが俗にいうEIKINGタスク管理大航海時代のはじまりでした。

EIKINGにはタスク管理大航海時代があった

Google Apps(G Suite)のただの付属品的なGoogle Tasks

まずやはり目が行ったのが、Google信者である僕の場合だとこのGoogle Tasksでした。

実際の使い勝手はまあGoogleカレンダーとかGmailとかといっしょに使えるので便利なところもあるんですが、
実は共有できません。(今は知らんけど)

なので結局個人的なタスクにとどまらざるをえないといったところでした。

シンプルで使いやすいWunderlist

そしてアプリがなんだかおしゃれで気に入ったので使い始めたのがWunderlistでした。

これも非常に人気の高いアプリなんですが、
やっぱり使い勝手の部分でちょっと合わず。

あと無駄にオシャレなのでタスクやらなきゃ!感が出ない。というのも。

動作が軽くて軽快なGQueues

こっから本気で探しました。
まずトライしたのがこのGQueueusというアプリ。

Webベースでも動作が軽快でサクサク使えるし非常に使いやすかったです。
ですが、
そのあまりにも軽快すぎて、タスクのドラッグ&ドロップとかでの誤動作が多く、
途中からちょっとイライラしてきました笑

気づいたらまた航海に出てたのです。

本格的なプロジェクト管理までできそうなWrike

やっとこれやん!というのに出会えたと思ったのが、このWrikeでした。
これはガントチャートまで自動生成してくれて、
タスク管理というよりはプロジェクト管理までできる有能なアプリでした。

ただひとつ欠点が。

Web版が眠くなるぐらい重たかったのです。

UIも気に入っていただけに残念です。
そうして僕はまた舵を取りました。

そして行き着いたのはAsana

諦めかけていたその頃、航海していて出会ったのがこのAsanaでした。
現在はもう使い始めて1年半ぐらいです。

これまでで一番長い彼女となったわけです。
Asanaってほら、女の子みたいじゃないですか。

タスクとプロジェクトを別ものにした

本来はAsanaはプロジェクト管理するもの

どうしてもAsanaとうまくいきたかった僕は、試行錯誤していろいろ考えました。

AsanaはTeam内にProjectを作って、その中にTaskを作って管理する感じなんですが、
これをプロジェクト管理として使おうと考えるとやはり無理があったのです。

でもそれを差し引いたとしても、タスク管理に関しては非常に満足のいく機能が揃っていました。

進捗を把握する上で足りないところが多い

まずなにが足りなかったからプロジェクト管理に至らなかったのか、
というとそれは進捗が把握しづらいという点でした。

全体タスク数からのタスク完了進捗などはグラフで確認できるんですが、
それって正直あんま見ない。

タスク完了個数とプロジェクトの進捗率はあくまでも比例してるとは限らない。

プロジェクトは別で管理することに

ただタスク管理を捨てきれなかった僕は、
プロジェクト管理をいっそ別のでやってAsanaはタスク管理に特化しよう、と考えました。

本命とセフレみたいな切り分けです。

しかし、どうやらここではそれが吉と出たようでした。

繰り返しタスクの挙動が秀逸!

タスクだけで考えると、
やはりかなり使い勝手があがりました。

Project自体を一種のフォルダとしてタスクを管理し、
Gmailからの転送での自動タスク生成などをすることで、

絶対に見逃してはいけないタスクを伴うメール

を見逃すことは皆無になりました。

また最大のメリットは月毎、週毎のタスクが自動で生成され続けることです。
しかもポイントは、直近のタスクが完了した直後に自動生成というところです。

これで部署ごとで毎月、毎週やらないといけないことをタスク化でき、
またそれも勝手に作ってくれるので作り忘れもなく重宝しています。

プロジェクト管理についてはまた別で書こうかな。

Asanaでタスク管理 まとめ

結局僕の場合はいろいろ付き合った挙句、Asanaちゃんに落ち着いたわけですが、
まあ結局はなにに重きを置くのか、という点だと思います。

目的論ですね。

タスク管理アプリを使って自社のどのようなタスクを管理したいのか。
それによって必要な機能も変わってくると思います。

ちなみにAsanaもAPIがあるので、Slackとかは公式で連携できるみたいですね。
いいな。

うちはTelegramなのでなんとかAPI連携してタスク完了通知ぐらい飛ばせないか調べてみます。

中の人 EIKING

1985年生まれ、愛媛県出身東京都在住。 26歳で起業して輸出入貿易事業を開始。 現在は貿易・商品開発・業務支援システム開発・コンサルティング等を行う会社を2社経営。 ”遊ぶために働く、働くために遊ぶ”の相乗効果がパフォーマンスの高い人生を実現できる方法と信じ、日々死ぬほど働き、死ぬほど遊んでいる。 趣味はフェス・ライブ観戦、旅行。 このブログでは自身が経験したビジネス関連と国内外での遊びの情報について発信中。

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